Peran Guru Dalam Administrasi Sekolah

A.      Administrasi Sekolah

1.                Pengertian Administrasi Sekolah

Administrasi sekolah merupakan perpaduan dari dua buah kata yakni “administrasi” dan “sekolah” yang masing-masing memiliki makna tersendiri. Sekarang marilah kita tinjau kata administrasi terlebih dahulu. Ditinjau dari segi katanya administrasi mempunyai arti sempit dan arti luas.

Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, surat-surat, informasi secara tertulis serta penyimpanan dokumen sehingga dapat dipergunakan kembali bila diperlukan ( Paul Mahieu,1948). Dalam hal ini kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha, yaitu melayani dan membantu pimpinan organisasi dalam mempersiapkan surat-menyurat, mencatat dan menyimpan arsip-arsip, data dan bahan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.

Dalam arti luas, administrasi menyangkut kegiatan manajemen  atau pengelolaan terhadap keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan atau program organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pekerjaan administrasi merupakan pekerjaan operatif dan manajemen (Louis A. Allen).

Menurut Drs. The Liang Gie, administrasi adalah segenap proses panyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Drs. Ngalim Purwanto, administrasi adalah suatu proses keseluruhan dari semua kegiatan bersama dengan memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia baik material, personal maupun spiritual dalam usaha mencapai suatu tujuan bersama secara efektif dan efisien.

Dari beberapa pendapat tersebut kiranya dapat kita tarik kesimpulan bahwa dalam administrasi terkandung 3 faktor yakni:

a.      Sekelompok manusia,

b.      Usaha kerjasama,

c.       Tujuan tertentu.

 Dari ke tiga faktor tersebut beberapa ahli mencoba untuk mendefinisikan administrasi sekolah. Menurut Hadari Namawi dkk (1985, hal.14), administrasi sekolah dapat diartikan sebagai proses kerja sama personil dalam memanfaatkan sumber-sumber material dan finansial untuk mencapai tujuannya sesuai dengan jenjangnya masing-masing.

Sedangkan, menurut Albert Shuster administrasi sekolah didefinisikan sebagai seni dan ilmu pengintegrasian secara ktreatif ide-ide, material, dan orang dalam satu kesatuan organik atau unit yang bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Dari beberapa pernyataan yang dikemukakan di atas maka administrasi sekolah dapat diartikan sebagai segala usaha bersama untuk mendayagunakan sumber-sumber  (personil maupun materil) secara efektif, efisien dan sistematik guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sekolah.

Dari pengertian administrasi sekolah dapat kita kemukakan bahwa tujuan administrasi sekolah adalah agar semua kegiatan yang mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan mencapai tujuan pendidikan.

2.                Ruang Lingkup Administrasi Sekolah

Tentang bidang-bidang yang merupakan ruang lingkup dari administrasi sekolah terdapat beberapa perbedaan pendapat. Dari beberapa sumber Drs. B. Suryo Subroto (1984,hal 7) menyimpulkan bahwa bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup administrasi sekolah adalah sebagai berikut:

a.   Administrasi Kurikulum

Pada administrasi kurikulum kegiatan dititik beratkan kepada kelancaran pembinaan situasi belajar.

b.   Administrasi Personil

Pada administrasi personil kegiatan dititik beratkan pada segala kegiatan adminstratif yang menyangkut masalah personil sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Pegawai, Pesuruh atau Penjaga Sekolah).

c.   Administrasi Kesiswaan (Murid)

Administrasi kesiswaan menunjuk kepada kegiatan-kegiatan pencatatan murid semenjak dari proses penerimaan sampai saat murid meninggalkan sekolah baik itu karena sudah tamat, pindah, dan karena hal-hal yang lain.

d.  Administrasi Tatalaksana Sekolah (Tata Usaha)

Menyangkut pengelolaan pada bidang tata usaha misalnya, mencatat surat-surat yang masuk atau keluar (Surat Dinas), membuat buku pengumuman, mengisi kegiatan administrasi yang didindingkan, dan sebagainya.

e.  Administrasi Sarana Pendidikan

Menyangkut pengadministrasian sarana pendidikan mulai dari penentuan kebutuhan, proses pengadaan, pemakaian, pencatatan, sampai  dengan pertanggungjawaban.

f.   Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat (Humas)

Menyangkut kegiatan komunikasi intern (sesama personil sekolah dansiswa) dan ekstern (hubungan dengan orang tua murid atau masyarakat).

g.  Administrasi Keuangan

Menyangkut kegiatan pengelolaan keuangan sekolah, mislanya administrasi pembayaran SPP, uang kesejahteraan personil (gaji), serta keuangan yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah.

h.  Pengorganisasian Sekolah

Menyangkut struktur organisasi sekolah (pembagian tugas)

B.      Peran Guru Dalam Administrasi Sekolah

Pada umumnya kita mengetahui bahwa tugas guru yang utama adalah mengajar atau mendidik. Tetapi agar tugas tersebut mampu mencapai tujuannya yakni tujuan pendidikan, guru harus melibatkan diri dalam masalah-masalah administratif. Dalam hubungannya dengan administrasi sekolah inilah guru berfungsi sebagai administrator. Sebagai administrator seorang guru dituntut bekerja secara administratif dan teratur. Segala pelaksanaan dalam kaitannya proses belajar mengajar perlu diadministrasikan secara baik. Sebab administrasi yang dikerjakan seperti membuat rencana mengajar, mencatat hasil belajar dan sebagainya merupakan dokumen yang berharga bahwa ia telah melaksanakan tugasnya dengan baik.

Dalam buku Pedoman Administrasi Dan Supervisi yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan (1978,hal.4) tertulis tugas dan tanggung jawab guru sebagai administrator adalah sebagai berikut:

1. Menguasai program pengajaran (garis-garis besar program).

2. Menyusun program kegiatan mengajar.

3. Menyusun model satuan pelajaran dan pembagian waktu.

4. Melaksanakan tatausaha kelas, antara lain pencatatan data murid.

Demikianlah tugas guru amat kompleks, guru dituntut harus berpartisipasi dalam administrasi sekolah. Guru harus ikut memperhatikan kepentingan-kepentingan sekolahnya, baik yang bersifat kurikuler maupun masalah-masalah di luar kurikulum. Suatu pembaruan pendidikan tidak akan mencapai hasil yang diharapkan tanpa keikutsertaan guru secara optimal. Tentu saja yang dimaksud keikutsertaan disini adalah dalam program kurikuler dan juga bukan kurikuler, kegiatan edukatif dan administratif.

Perlu diperhatikan bahwa fungsi guru sebagai administrator akan terdapat perbedaan jika guru itu sebagai guru kelas (di Sekolah Dasar) dibandingkan dengan guru bidang studi di sekolah lanjutan.

Sekarang kita tinjau atas dasar komponen administrasi sekolah yang telah kita bahas pada sebelumnya. Apa yang dapat diperbuat oleh guru terhadap kedelapan bidang yang menjadi ruang lingkup administrasi sekolah adalah sebagai berikut:

1. Dalam bidang administrasi kurikulum, antara lain:

a.    Menyusun program mengajar sesuai dengan Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP) dalam kurikulum yang berlaku.

b.    Menyusun model satuan pembelajaran beserta pembagian waktunya (kadang-kadang disebut sebagai Persiapan Mengajar).

c.     Merencanakan dan melaksanakan program evaluasi pendidikan (tes formatif, tes sumatif, Ujian Akhir) termasuk membuat laporan hasil evaluasi (penilaian).

d.    Memberikan bimbingan belajar kepada murid termasuk penyuluhan.

e.    Melancarkan pembagian tugas mengajar dan penjadwalan.

f.     Mempertimbangkan perbaikan kurikulum untuk disesuaikan dengan kondosi setempat.

2. Dalam bidang administrasi personil, antara lain:

a.    Memperlancar program supervisi pendidikan.

b.    Membantu pengisian identitas pegawai.

c.     Membantu memperlancar kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam kepegawaian seperti kenaikan pangkat (promosi), kepindahan (mutasi, pemberhentian (pensiun), pemberhentian (pemecatan), cuti, dan sebagainya.

3. Dalam bidang administrasi kesiswaan (murid), antara lain:

a.    Menjadi panitia penerimaan siswa baru .

b.    Mempertimbangkan syarat kenaikan kelas atau lulusan.

c.     Menyusun tata tertib sekolah (tata tertib siswa).

d.    Mengisi nilai raport pada buku induk siswa

e.    Pengaturan kehadiran siswa (pencatatan kehadiran siswa).

f.     Membantu mengawasi dan membimbing organisasi siswa.

4. Dalam bidang administrasi tatalaksana (tatausaha) sekolah, antara lain:

a.    Membantu penyusunan kalender sekolah.

b.    Berpartisipasi dalam rapat-rapat sekolah.

c.     Menyusun peraturan dan penyelenggaraan perpustakaan sekolah.

d.    Berpartisi dalam program kesejahteraan guru dan pegawai (masalah gaji, pengobatan, kesehatan, dan sebagainya).

e.    Berpartisipasi dalam kegiatan upacara sekolah.

f.     Membantu kelancaran ketata usahaan sekolah.

5. Dalam bidang administrasi sarana pendidikan, antara lain:

a.    Inventarisasi alat peraga pada bidang studi masing-masing.

b.    Merencanakan dan mengusahakan buku pegangan baik untuk guru maupun murid.

c.     Mengatur penggunaan laboratorium sekolah.

d.    Membantu pengadministrasian buku-buku perpustakaan.

e.    Membantu memelihara atau merawat dan mengawasi segala fasilitas sekolah termasuk fasilitas pelajaran baik dari segi kebersihan, kesehatan, dan keamanannya.

6. Kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat (Humas), antara lain:

Dalam hal ini guru sebagai salah satu warga sekolah dituntut untuk berpartisipasi secara aktif dan konstruktif agar dalam menjalin hubungan yang harmonis antara sekolah dengan pihak luar tercapai dan terbina dengan baik. Beberapa bentuk kegiatan hubungan masyarakat yang melibatkan guru antara lain:

a.    Menyusun laporan pendidikan untuk instansi atasan atau juga kepada orang tua siswa.

b.    Rapat  bersama dengan orang tua murid.

7. Dalam bidang administrasi keuangan, antara lain:

a.    Membantu memperlancar pemasukan uang SPP.

b.    Membantu mencatat keuangan di sekolah dari berbagai jenis kegiatan pendidikan.

c.     Membantu Kepala sekolah dalam hal SPJ (Surat Pertanggung Jawaban).

8. Dalam bidang pengorganisasian sekolah, antara lain:

a.    Membantu Kepala Sekolah dalam menyusun rincian tugas (Job description).

b.    Membatu pengembangan organisasi di sekolah.

         Demikianlah kiranya menjadi jelas lagi bahwa tugas guru di sekolah tidak hanya mengerjakan tugas-tugas mendidik ataupun mengajar saja, melainkan juga ada tugas-tugas yang bersifat administratif. Tugas yang belakangan tidak kalah pentingnya dibandingkan tugas pertama sebab merupakan penunjang yang apabila guru melalaikannya maka akan menghambat pencapaian tujuan pendidikan.

Sumber:
Burhanudin, Yusak. 1998. Administrasi Pendidikan. CV Pustaka Setia: Bandung
Namawi, Hadari dkk. 1985. Administrasi Sekolah. Gahlia Indonesia: Jakarta
Subroto, Suryo. 1984. Dimensi-Dimensi Administrasi Pendidikan Di Sekolah. Bina Aksara: Jakarta